オプション対応した予約フォームで2000名の予約の効率化に成功｜自動車関連IT企業様導入事例

2,000名を超える従業員の健診スケジュール作成に課題を感じておられたご担当者様、受診希望日時を聞きながら従業員の受診日時を決めるのは、煩雑なうえ時間がかかる作業でした。「メディクラ健康管理」を導入し、どう解決されたかご紹介いたします。

事例サマリー

2,000名・6機関の健診予約を枠管理とスマホ予約で自動化——誕生月運用にも対応
健診機関ごとの受診枠とオプションを一元管理し、従業員に予約を開放。年齢／コースは自動選択、候補予約／即確定の2パターンと案内・確定メールの自動配信で、毎月の誕生月健診の調整業務を大幅に削減。

抱えていた健診の課題

従業員2,000人の、健診機関6か所への、受診予約の管理と調整

　特殊健診は無いものの、2,000名の従業員の健診受診日時の調整は大変苦労されていました。また全員が個別健診のため契約健診機関は6か所あり、これらの管理と日程調整は非常に時間がかかっていたようです。
　さらに健診コースも10コースほどあり年齢などにより受診可能なコースも変わるうえ、選択可能な検査内容のオプション（女性であればマンモ等、男性であればPSA等）も違うため、健診管理はかなりの労力と時間を伴うものだったようです。

誕生月で健診を実施しているため、毎月の予約調整業務が発生

　誕生月で健康診断を実施されているため、上記のような健診予約の調整業務と管理が、毎月発生していました。また出来れば、従業員から受診可能な希望日時を聞いたうえで、健康診断の管理側で受診日時を決めることができれば、従業員にとっても良いと考えられていたようです。
　さらにIT会社であることから、メールでの予約案内や、受診日確定などのお知らせがあると、業務中でも業務の邪魔にならず受診予約ができることから、ソリューションを探されていました。

「メディクラ健康管理」導入後の効果

健診機関ごとに受診可能枠を管理、従業員へ予約開放で、大幅に業務削減

　契約している健診機関から受診可能枠をもらっていたこともあり、健診機関と受診枠を管理、オプションにも対応したことで、従業員が自由に予約可能となるように開放できたことで、これまでの煩雑な業務は、マスタ設定と予約の管理のみとなりました。
　また元々、年齢とコースはマスタ化されているため、年齢によるコース選択は自動で行われるため、従業員は受診日と時間、また受けたい健診機関と検査オプションを自由に選べるようになり、従業員側の利便性も向上しました。

受診枠の管理
検査オプションの管理

いくつかの予約パターンに対応、予約案内や受診日案内メールも自動配信

　従業員の方の予約しやすさ、また管理側の管理しやすさを考慮し、候補日時を予約してもらい管理側で受診日時を確定するパターンと、受診日時を即確定するパターンなど、従業員と管理側の双方にとってラクな仕組みとなりました。
　また受診予約を案内するメール、受診日時の確定案内メールも自動化されたため、健診日程の調整に関わる業務は明らかに削減されたようです。最終的に受診予定リストを各健診機関にCSVで提出し、受診予約業務が完了となります。

健診日時のスマホ予約
健診機関の受診枠と連動
健診予約案内メール
受診日時確定メール
健診機関ごとの受診予定者一覧

「メディクラ健康管理」導入後の作業効率化

導入前	メディクラ健康管理導入後
全従業員2,000人、対象健診機関6所への予約業務	健診機関からの予約枠を管理できるようになったことで全6か所への健診機関への予約が自動化
誕生月での健診のため毎月の予約調整業務が発生	予約枠の管理とともにスマホ予約が可能なことで従業員が好きな時間に受診予約とオプション選択が可能に
※ 導入企業様の事例です